Введение

 
Принятие системы документооборота находится на подъеме во всех отраслях экономики. Проблемы внедрения электронного документа и электронного документооборота становятся все более актуальными. Они приобретают значительный вес в связи с расширением использования информационно-коммуникационных технологий.
Введение системы электронного документооборота (СЭД) сможет помочь организовать их работу с документами и управлять ими на протяжении всего их жизненного цикла.
Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Главное назначение систем электронного документооборота - организация хранения электронных документов, а также организация работы с ними (поиск по атрибутам и контекстный поиск). В системах электронного документооборота реализуется контроль доступа к документам, отслеживаются все изменения документа и контролируются версии.
Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставят своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота.
Хотя и было проведено немало исследований, но до сих пор не создана оптимальная система для обеспечения документооборота. Причинами этого является большое количество различных типов документов, и быстрое развитие современных технологий, что приводит к потере актуальности исследований, которые проводились еще несколько лет назад.
Переход к электронным средствам и технологиям начался в тех сферах и сегментах общественной жизни, в которых скорость и точность сбора, обработки и передачи информации являются основными факторами успешной реализации процессов базовой деятельности. В результате этих преобразований появляются новые явления, такие, как документы на принципиально новых носителях, что в свою очередь, вызвало появление понятия «электронный документ» (ЭД) (Климов, 2013).
Сферами применения понятия ЭД являются отрасли человеческой деятельности, где реализуются процессы создания, преобразования, хранения, передачи информации или осуществляются формы социальной коммуникации с использованием средств электронно-вычислительной техники.
Вопрос трактовки понятия ЭД в России одинаково актуален в юридической, технической и документоведческих областях знаний. Соответствующие дефиниции представлены в научных трудах А. А. Баранова, С. В. Дудченко, М. М. Дутова, Ю. С. Ковтанюк, С. Г. Кулешова, Н. М. Кушнаренко, Г. М. Швецовой, М. Б. Проценко, П. Марченко, С. В. Собур, А. В. Чучковского.
Анализ определений понятия ЭД, закрепленных в нормативно-правовых актах, позволяет утверждать, что ЭД в них рассматривается с позиции использования информационно-коммуникационных технологий для их создания, передачи, хранения и воспроизведения или визуализации как необходимой формы восприятия человеком их содержания
Работа посвящена проектированию и методике разработки систем электронного документооборота на базе Access.
Объект исследования – комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО "Диском Сервис".
Предмет исследования – программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.
Целью работы является составление проекта разработки системы электронного документооборота для решения обозначенного в работе круга задач.
Теоретическую и методологическую основу составили научные труды и публикации отечественных и зарубежных исследователей.
Использованы такие методы, как теоретический анализ публикаций и изданий; системно-структурный анализ понятий, используемых в исследовании; систематизация полученных результатов.